INFORMATIONSPFLICHTEN NACH ART. 13 UND 14 DSGVO
1 · Verantwortliche und Kontakt
Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:
Rebekka Frühbuß, handelnd unter „Arzt im Blick“
Albrechtstr. 30
80636 München
+49 176 24411758
rebekka.fruehbuss@arztimblick.de
rebekka@doc-bu.de
Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie mich unter diesen Kontaktdaten.
Angaben zu meiner Registrierung im Vermittlerregister, zu meinen Erlaubnissen und zu Beteiligungsverhältnissen entnehmen Sie bitte meiner Erstinformation sowie dem Impressum unter www.arztimblick.de.
2 · Welche Daten ich verarbeite und woher sie stammen
Ich verarbeite die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:
– Stamm- und Kontaktdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse;
– Angaben zum beruflichen Werdegang: Fachrichtung, Weiterbildungsstand, Facharzttitel, Anstellung oder Niederlassung, Teilzeit- und Elternzeitmodelle, Zugehörigkeit zu einem ärztlichen Versorgungswerk;
– Einkommens-, Umsatz- und Vermögensangaben sowie Angaben zu den betrieblichen Verhältnissen einer Praxis;
– Vertrags- und Vertragsverlaufsdaten zu bestehenden und vermittelten Verträgen, einschließlich Beiträgen,
Laufzeiten sowie Leistungs- und Schadensfällen;
– Bank- und Zahlungsdaten;
– risikobezogene Angaben zum abzusichernden Gegenstand, etwa Objektanschrift und Wohnfläche in der Sachversicherung;
– Korrespondenz-, Kommunikations- und Beratungsdokumentationsdaten;
– besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO, insbesondere Gesundheitsdaten, soweit dies für die Absicherung von Arbeitskraft, Krankheit, Pflege oder Leben erforderlich ist;
– Angaben zu mitversicherten Personen, insbesondere zu Partnerinnen und Partnern sowie Kindern.
Herkunft der Daten. Die Daten erhalte ich in erster Linie von Ihnen selbst. Daneben erhalte ich Daten von Versicherern und Rückversicherern, von Maklerpools und Servicegesellschaften, von Vergleichs- und Analyseanbietern, von der Auskunftsstelle über Versicherungs-/Vorsorgeverhältnisse (AVAD) sowie – bei mitversicherten Personen – von der jeweiligen Versicherungsnehmerin oder dem Versicherungsnehmer (Art. 14 DSGVO).
3 · Zwecke und Rechtsgrundlagen
Zweck
Beschreibung
Rechtsgrundlage
Anbahnung und Erfüllung des Maklervertrages
Bedarfsermittlung, Beratung, Vermittlung und Verwaltung von Verträgen, Betreuung im Leistungs- und Schadensfall
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Verarbeitung von Gesundheitsdaten
Prüfung, Beantragung und Verwaltung von Berufsunfähigkeits-, Kranken-, Krankentagegeld-, Pflege- und Lebensversicherungen
Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – ausdrückliche Einwilligung
Einsatz KI-gestützter Systeme
Aufbereitung von Unterlagen, Markt- und Bedingungsvergleich, Entwürfe, Organisation interner Abläufe – siehe Ziffer 4
Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO
Erfüllung gesetzlicher Pflichten
Beratungs- und Dokumentationspflichten nach VVG, GewO, VersVermV und FinVermV, handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung, Geldwäscheprävention
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen
Nachweis ordnungsgemäßer Beratung, Rechtsverfolgung und Rechtsverteidigung
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Information über weitere
Finanz- und Vorsorgeprodukte
Kontaktaufnahme über den Umfang der betreuten Verträge hinaus
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO –
Einwilligung
Soweit ich mich auf ein berechtigtes Interesse stütze, besteht dieses in der wirtschaftlichen, sicheren und
qualitätsgesicherten Erbringung meiner Maklerleistungen sowie in der Organisation meines Geschäftsbetriebs.
4 · Einsatz KI-gestützter Systeme
Ich setze Softwareanwendungen ein, die auf Verfahren der künstlichen Intelligenz beruhen. Sie unterstützen mich bei der Aufbereitung und Zusammenfassung von Unterlagen, bei der Recherche und beim Vergleich von Versicherungs-, Vorsorge- und Finanzierungslösungen, bei der Vorbereitung von Antrags- und Formularunterlagen, bei der Erstellung von Entwürfen für Beratungsunterlagen und Korrespondenz sowie bei der Organisation meiner internen Abläufe. Teilweise sind solche Funktionen auch in die von mir genutzte Makler- und Beratungssoftware integriert.
Dabei gelten die folgenden Grundsätze, zu deren Einhaltung ich mich Ihnen gegenüber vertraglich verpflichtet habe:
– Datenminimierung. Ich gebe nur so viele personenbezogene Daten ein, wie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Wo der Zweck ohne Personenbezug erreichbar ist – etwa bei einem Bedingungsvergleich, für den Alter, Region und Fachrichtung genügen –, werden die Daten zuvor anonymisiert oder pseudonymisiert. Hierfür nutze ich vorrangig Anwendungen, die den Personenbezug automatisiert durch Platzhalter ersetzen und erst nach der Verarbeitung wieder einfügen.
– Kein Training. Ich setze nur Systeme und Vertragsmodelle ein, bei denen der Anbieter eine Nutzung der eingegebenen Daten zum Training seiner Modelle vertraglich ausschließt.
– Begrenzter Zugriff. KI-gestützte Systeme erhalten keinen pauschalen Zugriff auf mein E-Mail-Postfach, meinen Kalender, meine Browserumgebung, mein Kundenverwaltungssystem oder meine Ablage, sondern ausschließlich auf eigens bereitgestellte, abgegrenzte Datenbestände. Selbsttätig agierende Systeme, die ihr Vorgehen eigenständig wählen, setze ich für personenbezogene Daten nicht ein.
– Menschliche Prüfung. Alle Ergebnisse prüfe ich inhaltlich. Die fachliche Bewertung, die Beratung, die Empfehlung und jede Entscheidung verantworte ich persönlich.
– Besondere Kategorien nur mit Einwilligung. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeite ich in KI-gestützten Systemen nur auf Grundlage Ihrer gesonderten ausdrücklichen Einwilligung.
– Verpflichtete Mitarbeit. Externe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten ausschließlich in den von mir freigegebenen Systemen zu verarbeiten.
5 · Keine Verarbeitung von Patientendaten
Meine Tätigkeit bezieht sich ausschließlich auf Ihre eigenen Angaben – als Privatperson oder als Inhaberin oder Inhaber einer Praxis.
Daten Ihrer Patientinnen und Patienten benötige ich nicht, erhebe ich nicht und verarbeite ich nicht. Sollten mir solche Daten versehentlich zugehen, etwa in mitgesandten Unterlagen, werden sie nicht ausgewertet und unverzüglich gelöscht. Ihre ärztliche Schweigepflicht wird durch meine Tätigkeit nicht berührt.
6 · Empfänger und Kategorien von Empfängern
Zur Erfüllung meiner Aufgaben gebe ich Daten an folgende Kategorien von Empfängern weiter beziehungsweise empfange Daten von diesen:
– Versicherer, Rückversicherer und Assekuradeure;
– Maklerpools, Maklerverbünde und Maklerservicegesellschaften;
– Anbieter von Makler-, Beratungs- und Vergleichssoftware, Maklerverwaltungsprogrammen sowie Finanz- und Ruhestandsplanungssoftware;
– Anbieter KI-gestützter Analyse-, Assistenz- und Recherchesysteme;
– Anbieter von IT-, Cloud-, Hosting-, Office-, Terminbuchungs-, Videokonferenz- und Kommunikationsdiensten;
– externe Dienstleister im Bereich Assistenz, Backoffice und Vertragsbearbeitung sowie spezialisierte
Dienstleister für einzelne Versicherungssparten;
– Auskunftsstellen der Versicherungswirtschaft, insbesondere die AVAD;
– Kreditinstitute, Kapitalverwaltungsgesellschaften, Bausparkassen und Finanzdienstleistungsinstitute;
– Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung;
– Aufsichts-, Prüf- und Schlichtungsstellen, insbesondere die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, die Industrie- und Handelskammer für München und Oberbayern sowie die zuständigen Ombudsstellen.
Dienstleister, die Daten weisungsgebunden für mich verarbeiten, sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden.
Eine namentliche Aufstellung der von mir eingesetzten Dienstleister stelle ich Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.
In meiner Maklervollmacht sind darüber hinaus Maklerpools benannt, an die ich Ihr Mandat im Fall eines
Poolwechsels übertragen könnte. Solange keine Übertragung stattfindet, erhalten diese Stellen keine
personenbezogenen Daten von Ihnen.
7 · Kommunikationswege
Für den Austausch von Unterlagen – insbesondere von Gesundheitsangaben und Antragsfragebögen – stelle ich Ihnen ein durch Zwei-Faktor-Authentifizierung geschütztes Kundenportal zur Verfügung. Dies ist der sicherste Weg, und ich bitte Sie, ihn vorrangig zu nutzen.
Daneben erreichen Sie mich per E-Mail, Telefon und Videokonferenz; Termine können Sie über meine Website buchen. Bitte beachten Sie, dass die unverschlüsselte Übertragung per E-Mail nicht denselben Schutz bietet. Sollten Sie mir Gesundheitsunterlagen dennoch per E-Mail senden, verarbeite ich diese selbstverständlich – ich weise Sie dann aber auf den sichereren Weg hin. Messengerdienste setze ich für personenbezogene Daten nicht ein.
8 · Übermittlung in Drittländer
Ich bevorzuge Anbieter, deren Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt. Soweit eine Übermittlung in ein Drittland erforderlich ist, stütze ich diese auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder auf geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln, ergänzt um zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen. In Einzelfällen erfolgt die Übermittlung auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Ein dem europäischen Recht vergleichbares Datenschutzniveau ist in Drittländern nicht in jedem Fall
gewährleistet; behördliche Zugriffe nach dortigem Recht lassen sich nicht vollständig ausschließen. Eine Kopie
der vereinbarten Garantien können Sie bei mir anfordern.
9 · Dauer der Speicherung
Ich speichere Ihre Daten für die Dauer unseres Vertragsverhältnisses. Danach wird die weitere Verwendung eingeschränkt; die Daten stehen nur noch für die in Art. 17 und 18 DSGVO vorgesehenen Zwecke zur Verfügung, insbesondere zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen sowie zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen betragen bis zu zehn Jahre, gesetzliche Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre. Beratungsdokumentationen bewahre ich auf, solange hieraus Ansprüche geltend gemacht werden können. Sind alle Fristen abgelaufen und die Zwecke entfallen, werden die Daten gelöscht. Daten, die auf Ihrer Einwilligung beruhen, lösche oder anonymisiere ich nach einem Widerruf, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
10 · Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 Abs. 1 DSGVO), findet nicht statt. Ein Profiling zur Bewertung persönlicher Aspekte nehme ich nicht vor. Der Einsatz KI-gestützter Systeme dient ausschließlich der Vorbereitung meiner Arbeit; die Entscheidung treffe stets ich.
11 · Ihre Rechte
Ihnen stehen die folgenden Rechte zu. Zu ihrer Ausübung genügt eine formlose Nachricht an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten; Kosten entstehen Ihnen dadurch nicht.
Recht
Inhalt
Auskunft · Art. 15
Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten sowie über die Umstände ihrer Verarbeitung
Berichtigung · Art. 16
Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten
Löschung · Art. 17
Löschung, sofern kein Aufbewahrungsgrund und kein anderer
Ausschlussgrund entgegensteht
Einschränkung · Art. 18
Einschränkung der Verarbeitung, etwa während der Prüfung einer
bestrittenen Richtigkeit
Datenübertragbarkeit · Art. 20
Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format
Widerruf · Art. 7 Abs. 3
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
12 · Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, soweit diese auf einem berechtigten Interesse beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ich verarbeite die Daten dann nicht mehr, es sei denn, ich kann zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Gegen eine Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
13 · Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für mich zuständig ist:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) · Promenade 18 · 91522 Ansbach · www.lda.bayern.de
Unabhängig davon können Sie sich jederzeit an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder
Ihres Arbeitsplatzes wenden.
14 · Erforderlichkeit der Bereitstellung
Für den Abschluss und die Durchführung des Maklervertrages benötige ich diejenigen Daten, die zur Bedarfsermittlung, Beratung, Vermittlung und Verwaltung erforderlich sind. Ohne diese Angaben kann ich meine Leistungen nicht oder nicht vollständig erbringen; bei Personenversicherungen ist die Angabe von Gesundheitsdaten zudem Voraussetzung für die Antragstellung beim Versicherer. Die Erteilung einer Einwilligung ist demgegenüber stets freiwillig. Ihre Verweigerung oder ihr Widerruf führt zu keinen Nachteilen bei Ihrer Betreuung.
15 · Änderung dieser Informationen
Ich passe diese Informationen an, wenn sich die Verarbeitung ändert oder rechtliche Vorgaben dies erfordern. Es gilt jeweils die auf meiner Website abrufbare Fassung. Über wesentliche Änderungen informiere ich Sie
zusätzlich in Textform.